Manual de procesos planificación PSO (página 2)

En lo Industrial se desarrolla la visualización
de los Condominios Abiertos de Servicios de los mejoradores
ubicados en Soledad y Mapire, a fin de promover la
integración social y el fortalecimiento de las capacidades
comunales en la cadena de suministro de bienes obras y servicios,
con fecha inicio primer semestre 2009 y finalización en
segundo semestre 2014.

Finalmente es importante destacar que para lograr los
objetivos de desarrollo del crudo extrapesado de la FPO 2009-2012
es necesaria la culminación y puesta en marcha de forma
oportuna de los proyectos de desarrollo social contenidos en el
PSO a fin de cumplir con los servicios requeridos por los
diferentes proyectos petroleros que tendrán lugar en la
Faja.

En estos momentos se están agregando dos (2)
nuevas líneas programáticas más para este
proyecto, las cuales son:

• Unidad de Ambiente.

• Unidad de Seguridad.

Figura Nº 4 Fuente Propia:
Memoria descriptiva proyecto Socialista Orinoco (PDVSA 2010).
Ámbito Geográfico del Proyecto Socialista
Orinoco.

Sincronización Proyectos Petroleros con el
Desarrollo Sustentable

El Proyecto Socialista Orinoco (PSO), reviste una gran
importancia por su Impacto Geopolítico y
Estratégico, por lo que se hace necesario alinear y
acoplar todas las actividades petroleras con las no petroleas de
la Faja Petrolífera del Orinoco (FPO) en los procesos de
los negocios aguas arriba, relacionado con las actividades de
exploración, producción de crudo y gas que se
llevaran a cabo. Las Fases de Ejecución de los Proyectos
Petroleros asociados a los procesos de producción y
mejoramiento, han sido sincronizada con los siete (7) programas
estratégicos de desarrollo: Vialidad y Transporte,
Electricidad, Hábitat y Vivienda, Industrial, Agua y
Saneamiento, Educación Bolivariana y Salud. Y dos (2)
nuevos programas estratégicos como lo son el de seguridad
y el de ambiente.

Figura Nº 5 Fuente Propia:
Oficina de Planificación del PSO Área no
Petrolera

Los Programas Estratégicos del PSO han sido
diseñados para cubrir las necesidades de Infraestructura
Petrolera, incluyendo las necesidades de las comunidades que
ocupan este territorio y la expansión demográfica
por el nuevo desarrollo petrolero, y como se puede apreciar en la
gráfica dichos programas culminan en fechas oportunas y
antes de la puesta en marcha de los proyectos
petroleros.

• Bases Teóricas

2.4.1 Glosario de términos

•   Definición del
  Manual:

Documento elaborado sistemáticamente en el cual
se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de
un organismo y la forma en que la misma deberá ser
realizada, ya sea conjunta o separadamente. Con el
propósito de ampliar y dar claridad a la
definición, menciono algunos conceptos de
autores.

Duhat Kizatus Miguel A, en www.google.com, define un
manual como: un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemática, información y/o instrucciones sobre
historia, organización, política y procedimientos
de una empresa, que se consideran necesarios para la menor
ejecución del trabajo".

Continolo G, en www.google.com, lo define como: "una
expresión formal de todas las informaciones e
instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es
una guía que permite encaminar en la dirección
adecuada los esfuerzos del personal operativo".

•   2.4.2 Objetivos de los
  Manuales:

Considerando que los Manuales Administrativos son un
medio de comunicación de las políticas, decisiones
y estrategias de los niveles directivos para los niveles
operativos y dependiendo del grado de especialización del
manual.

Para González M, a través de la
www.google.com, Define los siguientes objetivos:

• Presentar una visión de conjunto de la
  organización (manual de
  organización).

• Precisar las funciones de cada unidad administrativa
  (manual de organización).

• Presentar una visión integral de cómo
  opera la organización (manual de
  procedimientos).

• Precisar la secuencia lógica de las
  actividades de cada proceso (manual de
  procedimientos).

• Precisar la responsabilidad operativa del personal
  en cada unidad administrativa (manual de
  procedimientos).

• Precisar funciones, actividades y responsabilidades
  para un área específica (manual por
  función específica).

• Servir como medio de integración y
  orientación al personal de nuevo ingreso facilitando
  su incorporación al organismo (manuales
  administrativos).

• Proporcionar el mejor aprovechamiento de los
  recursos humanos y materiales (manuales
  administrativos).

•   2.4.3 Técnicas de
  Elaboración de los Manuales:

Existen tres (3) técnicas para la
elaboración de manuales, las cuales son:

• Verificar los puntos o asuntos que serán
  abordados:

En este punto se especifica en si los asuntos o puntos
de mayor relevancia que debe contar el manual.

• Detallar cada uno de los asuntos:

En esta parte permite recopilar los datos sobre los
asuntos que se va a tratar mediante el hecho de
observación como se realiza el trabajo aclarando la forma
en que el servicio es realizado.

• Elaborar una norma de servicio que deberá ser
  incluida en el manual:

Esta ultima técnica deberá explicar el
porque, el como, quien lo hace, para que deberá ser
redactado en forma clara y sencilla.

•   2.4.4 Tipos de Manuales:

• Manual de Organización: El manual de
  organización describe la organización formal
  mencionando para cada puesto de trabajo, los objetivos del
  mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

• Manual de Políticas: El manual de
  políticas contiene los principios básicos que
  registran el accionar de los ejecutivos en la toma de
  decisiones.

• Manual de Procedimientos y Normas: El manual
  de procedimientos y normas describe en detalle las
  operaciones que integran los procedimientos las normas a
  cumplir por los miembros de la organización
  compartible con dichos procedimientos administrativos en el
  orden secuencial de su ejecución.

• Manual de Especialista: El manual para
  Especialista contiene normas o indicaciones referidas
  exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficio. Se
  busca con este manual orientar y uniformar la
  actuación de los empleados que cumplen igual
  funciones.

• Manual del Empleado: El manual del empleado
  contiene aquella información que resulta de
  interés para los empleados que se incorporan a una
  empresa sobre temas que hacen a su relación con la
  misma y que se les entregan en el momento de la
  incorporación, dichos temas se refieren a objetivos de
  la empresa, actividades que desarrolla, planes de
  incentivación y programación de carrera de
  empleados, derechos y obligaciones, etc.

• Manual de Propósito Múltiple:
  El manual de propósito múltiple reemplaza total
  o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos
  casos en los que la dimensión de la empresa o el
  volumen de actividades no justifique su confección y
  mantenimiento.

•   2.4.5 Ventajas de los
  Manuales:

Consiste en un Documento que describe una serie de
pautas que deben seguirse para realizar funciones
específicas dentro de un Proceso, Para determinar
cómo se van a ejecutar ciertos procedimientos de trabajo,
según la función y sus métodos, es
imprescindible la realización de manuales que contengan
información y ejemplos de formularios, políticas,
instructivos que puedan auxiliar a la apropiada ejecución
de las actividades dentro de una empresa.

Sus ventajas son:

– Facilita la uniformidad de control con el
cumplimiento de la rutina de trabajo sin permitir arbitrariedad.-
Permite evaluar la operatividad de las unidades de negocios.-
Facilita las labores de las auditorias– Es de gran ayuda para el
entrenamiento de personal nuevo dentro de la empresa.- Controla
los procedimientos de manera ordenada según los puestos de
responsabilidad facilitando la reingeniería de los
procesos.- Interviene en la consulta del personal de
trabajo.

•  2.4.6 Estructura del
  Manual:

Su estructura comprende tres partes
primordiales:

1. Encabezado: El encabezamiento debe
tener:

• Nombre de la empresa u
  organización.

• Departamento, sección o dependencia en las
  cuales se llevan a cabo los procedimientos descritos. Titulo
  bastante bueno, pero que de idea clara y precisa de su
  contenido.

• Índice o tabla de contenido de un criterio de
  reilación de los elementos que contienen el
  manual.

2. Cuerpo: El cuerpo del manual debe contener la
siguiente información:

Descripción de cada uno de los términos o
actividades que conforman el proceso, con indicaciones de
cómo y cuando desarrollar las actividades.

• 3. Glosario: El glosario de
  términos: al final del manual se debe concluir los
  siguientes datos.

• Anexos o apéndices como complementos
  explicativos de aquellos aspectos del manual que lo
  ameriten.

• Fecha de emisión del procedimiento para
  determinar si vigencia.

• Nombre de la entidad responsable de la
  elaboración del manual y su contenido.

• a.  Beneficios de los
  Manuales:

• Flujo de información
  administrativa

• Guía de trabajo a ejecutar.

• Coordinación de actividades.

• Uniformidad en la interpretación y
  aplicación de normas.

• Revisión constante y mejoramiento de las
  normas, procedimientos y controles.

• Simplifica el trabajo como análisis de
  tiempo.

• b.  Procedimientos
  :

Se define que son planes en cuanto establecen un
método habitual de manejar actividades futuras.

Los procedimientos consisten en describir detalladamente
cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por
medio del cual se garantiza la disminución de errores.
(Melinkoff, R,).

• c. Característica de los
  Procedimientos:

• No son de aplicación general si no que su
  aplicación va a depender de cada caso en
  particular.

• Son de gran aplicación en los trabajos que se
  repiten, de manera que facilita la aplicación continua
  y sistemática.

• Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a
  alas exigencias de nuevas situaciones desde otro punto de
  vista.

• Por no ser un sistema; ya que un conjunto de
  procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un
  sistema.

• Por no ser un método individual de trabajo.
  El método se refiere específicamente a como un
  empleado ejecuta una determinada actividad en su
  trabajo.

• d. Manuales de
  Procedimientos

Son documentos que registran y transmiten, sin
distorsiones la información básica referente al
funcionamiento de las unidades administrativas; Además
facilitan la actuación de los elementos humanos que
elaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo
de las funciones.

• e. Objetivos de los Manuales de
  Procedimientos:

Los manuales de procedimientos en su calidad de
instrumentos administrativos tienen como ejemplo:

• Uniformar y Controlar el cumplimiento de las rutinas
  de trabajo y evitar su alteración
  arbitraria.

• Determinar en forma más sencilla las
  responsabilidades por fallas y errores.

• Facilitar las labores de auditoria, la
  evaluación del control interno y su
  vigilancia.

• Aumentar la eficiencia de los empleados,
  indicándoles lo que deben hacer y como lo deben
  hacer.

• Ayudar a la coordinación de trabajo y evitar
  duplicaciones.

• f. Definición de
  términos básicos:

2.5 Método de la
G.G.P.I.C:

• Guías de Gerencias para Inversión de
  Capital (G.G.P.I.C):

Es un conjunto de guías y reglas y
prácticas que nos permite navegar ordenadamente a
través de todas las fases de un proyecto, desde su
visualización, concepto hasta la entrega de los grupos de
operaciones, y así asegurar que se agoten todas las
instancias establecidas, antes de pasar a la siguiente fase y
acometer gastos adicionales.

• Visualización: En esta primera fase se
  originan los proyectos de inversión, las ideas que
  originan los proyectos pueden provenir en cualquier momento
  de cualquier parte de la corporación pero son
  generalmente el producto de los análisis del ambiente
  externo e interno a ella, o del análisis F.O.D.A que
  se realice como parte del ciclo de
  planificación.

• Conceptualización: El propósito
  de esta fase es la selección de la mejor(es)
  opción(es) y la mejora de la precisión de los
  estimados de costos y tiempo de
  implantación.

• Definición: El propósito de
  esta fase es desarrollar en detalle el alcance y los planes
  de ejecución de la opción
  seleccionada.

• Implantación: La meta de esta fase es
  las competiciones mecánicas de las instalaciones, con
  lo cual se obtiene, como producto, unas instalaciones listas
  para ser entregadas al grupo de operaciones de manera que
  inicie la puesta en servicio de las mismas.

• Operación: En la practica, es
  difícil establecer el momento especifico cuando
  termina la construcción y comienza la operación
  es por esa razón que al comienzo de esta fase , la
  organización de construcción del proyecto aun
  continua existiendo y pasa a ser un grupo de soporte al grupo
  de arranque. este último debe comenzar a preparar las
  instalaciones, para el arranque inicial.

2.6 CONCEPTOS:

• Estimación de Costo: La
  estimación de costo de un proyecto consiste en estimar
  los costos de los recursos necesarios (humanos y materiales)
  para completar las actividades del proyecto. En la
  aproximación de costos la persona que estima considera
  las posibles variaciones del estimado final con
  propósito de mejorar la administración del
  presupuesto del proyecto.

• Finanzas: Es la planeación de los
  recursos económicos para que su aplicación sea
  de la forma más óptima posible, además
  de investigar sobre las fuentes de financiamiento para la
  captación de recursos cuando la empresa tenga
  necesidades de los mismos, busca la reducción de la
  incertidumbre de la inversión, todo esto con la
  finalidad de obtener las máximas utilidades por
  acción o la rentabilidad de una empresa.

• Formalización: Formalizar quiere decir
  escribir una expresión de una manera estándar
  que todos entiendan.

• Gerencia Técnica: Las Gerencias
  Técnicas se constituyen en las productoras de
  información estadística. Para  ejecutar
  sus actividades estas Gerencias se organizan en Unidades
  Técnicas especializadas enimplementar la
  recopilación, tratamiento y publicación de los
  diversos tipos de información económica, social
  y demográfica de acuerdo a los Planes Operativos
  Anuales.

• Riesgo: Es la vulnerabilidad de "bienes
  jurídicos protegidos" ante un posible o potencial
  perjuicio o daño.

• Planificación: Entre conceptos de
  varios autores pudimos enfocar las siguientes
  definiciones:

"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para
alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).

"Es el proceso que se sigue para determinar en forma
exacta lo que la organización hará para alcanzar
sus objetivos" (Ortiz, s/f).

"Es el proceso de evaluar toda la
información relevante y los desarrollos futuros probables,
da como resultado un curso de acción recomendado: un
plan",(Sisk,s/f). "Es el proceso de establecer objetivos y
escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos
antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998). "La
planificación… se anticipa a la toma de decisiones. Es
un proceso de decidir… antes de que se requiera la
acción" (Ackoff, 1981).

• Unidad de Planificación:

Es la unidad encargada de asistir técnicamente en
la preparación de planes de trabajo a corto, mediano y
largo plazo, así como asesorar y coordinar el
análisis de procedimientos y el establecimiento de normas
para los trabajos de investigación, a fin de dar
cumplimiento a la misión, objetivos, políticas y
estrategias institucionales

• Plan de Negocio:

El Plan de Negocio es un documento vivo, en el sentido
de que se debe estar actualizando constantemente para reflejar
cambios no previstos con anterioridad. Un plan de negocio
razonable, que justifique las expectativas de éxito de la
empresa, es fundamental para conseguir financiación y
socios capitalistas.

El Plan de Negocio es un documento estratégico
con dos funciones fundamentales: 1. Determinar la viabilidad
económico- financiera del proyecto empresarial. 2. Va a
suponer la primera imagen de la empresa ante terceras
personas.

2.7 Se definen palabras claves:

• Manual: Un manual es una recopilación en
  forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada
  todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una
  determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea
  fácil de entender, y permita a su lector, desarrollar
  correctamente la actividad propuesta, sin temor a
  errores.

• Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios
  para realizar una actividad. Si al hablar del manual,
  decíamos que recopilaba las instrucciones para
  realizar una actividad, podemos definir de manera global que
  el manual es una recopilación de procesos.

• Procedimiento: Para definirlo
  técnicamente, el procedimiento es "la gestión
  del proceso". Es como cuando hablamos de
  administración y gestión administrativa; la
  administración es el conjunto de pasos y principios, y
  la gestión es la ejecución y utilización
  de esos principios.

• Cargo: Un cargo es la posición
  jerárquica de un conjunto de tareas o atribuciones
  dentro de la organización formal, cada cargo
  constituye una designación de trabajo, con un conjunto
  específico de deberes, responsabilidades y condiciones
  diferentes de otras designaciones de trabajo.

Es un conjunto de funciones con posición
organizacional (ORGANIGRAMA).

Caracterizado por los aspectos siguientes:

• Nivel jerárquico.

• Área o departamento en el que está
  localizado.

• Identificación del superior
  jerárquico.

• Identificación de los subordinados sobre los
  que ejerce autoridad.

• El Análisis de Cargos: Es un proceso
  sistemático de recolección de
  información, para tomar decisiones respecto a los
  mismos. Su función principal es estudiar y determinar
  todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y
  las condiciones que el cargo exige para poder
  desempeñarlo de manera adecuada.

• Métodos utilizados en el Análisis
  de Cargos:

• Observación Directa

• Cuestionario

• Entrevista

• Mixtos

• Descripciones de Unidades:

La información obtenida a través de la
descripción de unidades permite darles respuesta a las
siguientes interrogantes:

¿PARA QUE?: Se refiere a la razón de ser
de la unidad.

¿QUE HACE?: Se refiere a cuales son las funciones
de la unidad.

• Elementos de la Descripción de
  Unidades:

1) Identificación: Aquí se establece el
nombre de la unidad, el nombre de la unidad a quién
reporta y la que supervisa.

2)  Misión de la unidad.

3) Alcance funcional o finalidad, incluyendo varias
actividades en orden de importancia.

4) Relaciones Internas y Externas.

5)   Validación.

• La Descripción de Cargos:

Es la relación detallada de las atribuciones o
tareas del cargo (lo que el ocupante hace), de los métodos
empleados para la ejecución de esas atribuciones o tareas
(cómo lo hace), los objetivos del cargo (para qué
lo hace), las responsabilidades de supervisión del
ocupante del cargo y las relaciones de
subordinación.

Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o
atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los
demás cargos.

Es un proceso metódico y gradual que permite
descomponer el puesto de trabajo en todas sus partes para luego
relacionarlas e integrarlas con base en su objetivo básico
de producción.

Datos Básicos:

• Fecha, para determinar si la descripción se
  encuentra actualizada o no.

• Datos de la persona que describió el
  puesto.

• Localización: departamento, división,
  turno (del puesto).

• Jerarquía.

• Supervisor.

• Resumen del puesto: resumen de las actividades que
  se deben desempeñar. Condiciones de
  trabajo.

• Aprobaciones.

• Especificaciones Del Puesto: describe qué
  tipo de demandas se hacen al empleado y las habilidades que
  debe poseer la persona que desempeña el
  puesto.

• Niveles De Desempeño.

CAPITULO III

Aspectos
procedimentales

3.1 Actividades Ejecutadas

3.2 Técnicas e instrumentos de
recolección de información

3.2.1 Instrumentos de la recolección de
datos

"Consiste en un medio utilizado para registrar la
información que se obtiene durante el proceso de
recolección.

Tales anotaciones pueden ser hechas utilizando
diferentes instrumentos, Entre los cuales citaremos:

.- Fichas: Este instrumento fue utilizado
por el investigador para clasificar y anotar, las distintas
informaciones que eran necesarias para apoyar la
realización del Trabajo especial de Grado.

.- Hoja: Es otro de los instrumentos aplicados
por el investigador para anotar las respuestas dadas por los
empleados del departamento y las Gerencias.

.- Lápiz: Instrumento que se uso para
redactar las opiniones de los trabajadores, en las respectivas
entrevistas.

.- Grabadora: Este instrumento fue de gran ayuda
para guardar la información suministrada por los
trabajadores, en las entrevistas realizadas a cada uno de
ellos.

3.2.2 Métodos Utilizados para la
elaboración de las Descripciones de Cargos para los
Manuales de Procesos:

• Observación Directa: Es la
  técnica de estudio por excelencia y se utiliza en
  todas las ramas de la ciencia. Su uso está guiado por
  alguna teoría y ésta determina los aspectos que
  se van a observar.

• El Método utilizado es la "Entrevista
  – Observación"

Ya que éste ofrece mayor garantía de
credibilidad y permite tener datos aceptables en menor tiempo. En
la entrevista el "Analista" discute los detalles del
cargo:

• Los factores de supervisión.

• Las tareas y /o funciones del cargo.

• Las habilidades y conocimientos.

• La proporción del tiempo.

• Conviene considerar:

• Realizar la entrevista en el mismo lugar de
  trabajo.

• El Analista no necesita entrevistar a todas las
  personas.

• Transmitir ideas claras y concretas.

• El trabajo de rutina.

• Tomar notas claras y bien organizadas.

• Procedimiento de la
  información

3.3.1 Tipo de Investigación

La presente investigación se efectuará
bajo la modalidad de Investigación de campo apoyada y
sustentada en una investigación documental, a
través de las cuales se obtendrá teorías,
información y resultado del análisis de las causas
que han originado la Gerencia de Planificación del
Proyecto Socialista Orinoco.

La investigación de campo se caracteriza porque
los problemas que estudia surgen de la realidad y la
información requerida debe obtenerse directamente de lugar
donde está planteado el problema, en este caso.

Por otra parte, la investigación documental, es
el estudio del problema con el propósito de ampliar y
profundizar los conocimientos de su naturaleza con apoyo
principalmente en fuentes bibliografías.

"Un diseño de investigación es un plan
global de investigación que integra de modo coherente y
conecta las técnicas de recolección de datos,
análisis previstos y objetivos; el diseño de
investigación que intente dar respuesta a la preguntas
planteadas en la misma".

• Tipos de análisis a
  realizar

3.4.1 Diseño de la
Investigación

El diseño de la investigación responde
determinar previamente los pasos a seguir para abordar  cada
uno de los objetivos propuestos. Es por ello que se hace
necesario partir de los objetivos respondiendo a la interrogante:
¿Qué pasos debo seguir para Elaborar un Manual de
Proceso de la Gerencia de Planificación del Proyecto
Socialista Orinoco?

Objetivos del análisis de
cargo:

a) Analizar y estudiar la labor y
ocupación de un cargo.

• b) Proveer información
  importante a la organización sobre los
  cargos.

• c) Permitir la evaluación
  del desempeño y características de cada
  Cargo.

• d) Obtener un Soporte para la toma
  de decisiones Gerenciales referente al Cargo y los ocupantes
  del mismo.

La investigación contenida en este trabajo;
así como todo lo relacionado con las fuentes y
técnicas para la recolección de datos e
información, nos permite dar a conocer que el
método utilizado. Es la técnica de estudio por
excelencia y se utiliza en todas las ramas de la ciencia como lo
es la Observación Directa.

CAPITULO IV

Resultados

4.1 Análisis de los Resultados

4.1.1 Población y Muestra

¿Cuán grande debe ser la
muestra?

La población es el conjunto de todos los casos
que concuerdan con una serie de especificaciones, podemos decir
que la población es la totalidad del fenómeno a
estudiar, en donde las unidades de población posee una
característica común la cual estudia y da origen a
los datos.

El tamaño de muestra requerido en una encuesta
depende en parte de la calidad estadística necesaria para
los establecer los hallazgos; esto a su vez, está
relacionado en cómo esos hallazgos serán
usados.

Aún así, no hay una regla simple para el
tamaño de muestra que pueda ser usada en todas las
encuestas. Mucho de esto depende de los recursos profesionales y
fiscales disponibles. Los analistas frecuentemente encuentran que
una muestra de tamaño moderado es suficiente
estadística y operacionalmente.

La Gerencia General del Proyecto Socialista Orinoco la
conforman cinco (5) Unidades Estratégicas, las cuales
son:

• Gerencia de Planificación.

• Finanzas.

• Gerencia Geomatica.

• Recursos Humanos.

• Gerencia Técnica.

Este trabajo será realizado solo en la
Gerencia de Planificación del Proyecto Socialista
Orinoco que esta subdividida por 3 áreas como lo
son:

• Planificación.

• Control y Gestión.

• Evaluaciones Económicas.

Para este trabajo de investigación, se les
realizará el estudio a todas las personas, ya que esta
Gerencia Tiene en sus empleados la siguiente
distribución:

• Gerente de
  Planificación…………………
  01 Persona

• Control y Gestión
  ……………………….…01
  Persona

• Planificador
  General.……………………..
  01 Persona

• Analistas de
  Planificación………………..03
  Personas

• Evaluador
  Económico…………………….02
  Personas

4.2 Opciones de solución

Para todo proceso de investigación se requiere
del uso de diversas técnicas que le permitan al
investigador obtener toda la información o datos que
requiere para el desarrollo del mismo.

De acuerdo a lo antes señalado las
técnicas utilizadas para el desarrollo del siguiente
Trabajo fueron las siguientes:

.- La observación directa:

Para este trabajo de investigación se
aplicó la técnica de la observación directa
ya que el investigador pudo evidenciar y visualizar de cerca la
problemática que acarrea a la Gerencia, debido al hecho de
la carencia de un manual de procedimientos.

"La observación directa es aquella a
través de la cual se puedan conocer los hechos y
situaciones de la realidad social". Según Sabino, C.
(1997).

– La entrevista no estructurada:

Otra de las técnicas utilizadas fue la entrevista
no estructurada en la empresa; de Petróleos de
Venezuela S.A. (PDVSA) CVP, en su Gerencia de
Planificación del Proyecto Socialista Orinoco, en donde se
llevaron a cabo conversaciones abiertas con parte del personal
interno que labora en las Gerencias y departamentos o Unidades de
líneas programáticas, los gerentes y las Lideres de
las Unidades. Esto con el fin de conocer y estudiar la
información obtenida y poder canalizar y detectar todo lo
referente para obtener la información necesaria para la
elaboración de dicho manual.

"La entrevista no estructurada son preguntas abiertas
las cuales se responden dentro de una conversación, la
persona interrogada da una respuesta, con sus propios
términos, de una cuadro de referencia a la cuestión
que se le ha formulado". Según Ander E.

4.3 Evaluación de las opciones

Para la aplicación de este manual de procesos se
recomienda el siguiente método de implantación del
mismo.

El Método de implantación parcial o por
aproximaciones sucesivas. Este método, es de gran utilidad
para implantar manuales que implican modificaciones sustanciales
a la operativa normal, consiste en seleccionar parte de su
contenido o de áreas especificas para introducir los
cambios sin causar grandes alteraciones, y dar el siguiente paso
sólo cuando se haya consolidado el anterior, lo que
permite un cambio gradual y controlado.

Análisis

En este trabajo se presenta una Propuesta de
Actualización, a través de alternativas de
acción para la organización del Área
estudiada, con ventajas que pueden ser presentadas como
resultados positivos para la Gerencia de Planificación, lo
cual se espera obtener con el manual de
procedimientos.

La Gerencia de Planificación tiene como
Misión Supervisar y Controlar la factibilidad y
Ejecución de los Planes, Programas y Proyectos
desarrollados en la Faja Petrolífera del Orinoco,
verificando que los mismos cumplan con la normativa da la Empresa
y la metodología (GGPIC) y sea realizado en el tiempo
establecido.

Actualmente, el sistema operativo se rige de la
siguiente manera: Cada líder o miembro de las unidades de
líneas programáticas, reportan directamente sus
informes al Gerente General del PSO, lo cual hace complicado el
trabajo de la Gerencia de Planificación, ya que por medio
del Manual se demuestra que la finalidad de esta Gerencia, es
encargarse de la elaboración de planes de trabajo a corto,
mediano y largo plazo para el desarrollo de la FPO; así
como asesorar y coordinar la ejecución de los proyectos
bajo la normativa establecida por la empresa, a fin de dar
cumplimiento a la misión, objetivos, políticas y
estrategias del PSO. Así mismo, es su función
Supervisar que sea cumplida la normativa de los Proyectos vigente
para la Empresa a través de la metodología de las
GGPIC.

En la forma que se está trabajando hoy día
en el área estudiada, se logra demostrar la falta de
coordinación entre sus Unidades de Líneas
Programáticas y la Gerencia de Planificación, pues,
a la hora de presentarse algún informe o documento
debería estar formulado desde la Gerencia de
Planificación para ser entregado a la Gerencia General, de
forma tal que el análisis nos permite demostrar que dicho
sistema operativo debería ser cambiado por un sistema
funcional, en el cual cada unidad de Líneas
Programáticas tenga un Analista de Planificación
que trabaje conjuntamente con la Gerencia de
Planificación, y con ello, dicha Gerencia pueda dar
Asesoría Metodológica a cada Línea
Programática para la elaboración de los Documentos
de Soporte de Decisión (DSD) y así definir y
aplicar procesos de seguimiento y control que propicien el
cumplimiento de los planes de trabajo del PSO, el cual lleve la
información de manera eficaz y al tiempo requerido por la
Gerencia General o cualquier otro superior de esta
Institución.

Trabajando de esta manera la Gerencia de
Planificación puede Asistir técnicamente a las
Líneas Programáticas para la elaboración de
la Planificación de los proyectos, así como
Supervisar el desarrollo de actividades, utilización de
recursos, logro de objetivos y metas contempladas en los planes,
programas y proyectos que ejecuta el PSO. De esta forma preparar
y enviar a la Gerencia General informes trimestrales y
anuales.

Presentamos como resultado el poner en práctica
el manual y las medidas de actualización derivadas de
él.

Conclusiones

Una vez efectuado los estudios para la
elaboración de un manual de procedimiento en la Gerencia
de Planificación del PSO, mediante la aplicación de
diversos métodos y técnicas, se ha llegado a las
siguientes conclusiones:

• 1. Se identificó que la finalidad de
  este Manual es informar acerca de la organización,
  funciones y responsabilidades de cada una de las áreas
  funcionales que conforman la Gerencia del
  Planificación del Proyecto Socialista Orinoco
  (PSO).

• 2. Se efectuó un Diagnostico de la
  unidad y se actualizó la Información existente
  en los Departamentos que integran la Gerencia de
  Planificación del P.S.O.

• 3. Se realizó una breve síntesis
  de las funciones o actividades de los cargos, lo cual muestra
  y brindará una Información de Diagnostico de
  las Unidades que integran la Gerencia de Planificación
  del P.S.O.

• 4. Se deberá realizar un compromiso de
  todo el personal que labora en la Gerencia de
  Planificación del Proyecto Socialista Orinoco (PSO),
  para que de esta manera el mismo pueda informarse del
  contenido de este Manual y ponerlo en práctica, para
  garantizar un buen funcionamiento en las actividades de
  manera satisfactoria, y además ofrecer una gran
  ventaja para la empresa.

• 5. Se planteó una propuesta que permita
  mejorar de manera satisfactoria le labor realizada por la
  Gerencia de Planificación del PSO.

• 6. A través del estudio realizado se
  evidenció la falta de conexión permanente con
  las unidades de líneas programáticas, de esta
  manera se plantea que hace falta una nueva unidad que se
  encargue directamente a la organización para la
  planificación de proyectos en la Gerencia de
  Planificación, en el cual cada unidad de Líneas
  Programáticas tenga un Analista de
  Planificación que trabaje conjuntamente con la
  Gerencia de Planificación.

• 7. Se recomienda implantar el manual por medio
  del Método de implantación parcial o por
  aproximaciones sucesivas.

Recomendaciones

De las conclusiones obtenidas en el trabajo realizado,
se recomienda observar las siguientes acciones, a fin de obtener
mejores beneficios y mayor productividad en la Gerencia de
Planificación.

A través de este Manual se permite demostrar la
falta presentada en el enlace permanente que debería tener
la Gerencia de Planificación del Proyecto Socialista
Orinoco con las Unidades de las Líneas
Programáticas, razón por la cual en la
aplicación del manual de procesos se
recomienda:

1.- Aplicar el Método de implantación
parcial o por aproximaciones sucesivas. Este método, es de
gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones
sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar parte
de su contenido o de áreas especificas para introducir los
cambios sin causar grandes alteraciones, y dar el siguiente paso
sólo cuando se haya consolidado el anterior, lo que
permite un cambio gradual y controlado.

2.- Proponer incorporar un Analista de
Planificación en cada unidad de gerencia o líneas
programáticas que se encargue de llevar la
planificación de proyectos y servir de enlace entre las
líneas programáticas y la Gerencia
Planificación, manteniendo una información
actualizada y aporte las soluciones en el tiempo establecido,
para que de esta manera la Gerencia de Planificación
labore en conjunto con el analista la planificación de
todo lo relacionado con esa Unidad, y de esta forma lograr que el
trabajo sea mas rápido y eficiente.

3.- Realizar campañas de divulgación del
Manual, con el fin de dar a conocer el contenido del Manual de
Procedimiento realizado para dicha Gerencia.

4.- Garantizar el compromiso de todo el personal que
labora en la Gerencia de Planificación del Proyecto
Socialista Orinoco (PSO), a informarse del contenido de este
Manual y ponerlo en práctica.

Una Gerencia de Planificación de una empresa tan
reconocida y con proyectos de Gran importancia para nuestro
País debería contar con todos los requerimientos
establecidos, así como del personal necesario para
realizar un excelente trabajo que garantice la mejor y más
eficiente labor en su gestión. Por esta razón es
conveniente para la Empresa dar solución a este
inconveniente, para que de esta manera la misma trabaje con
más eficiencia de la que ya ha estado trabajando hasta el
día de hoy.

Anexo

Ejemplo de las Descripciones de Cargos de la Gerencia
de Finanza del PSO.

I.- IDENTIFICACION

II.- MISION

III. – RESPONSABILIDADES (MACRO /
GENERALES)

IV.- PERFIL / REQUERIMIENTOS
TECNICOS

V.- ELABORACION Y
APROBACION

I.- DIMENSIONES

II.- ELABORACION Y
APROBACION

Organigramas propuestos para el
Proyecto Socialista Orinoco

Organigramas

Organigrama de Posición Macro
del PSO

Organigrama de las Gerencias del
PSO

Organigrama de la Gerencia de
Planificación del PSO

Organigrama de Finanza del
PSO

Organigrama de la Gerencia de
Geomatica

Organigrama de la Gerencia de Recursos
Humanos

Organigrama de la Gerencia
Técnica

AGRADECIMIENTOS

Son tantas las personas a las cuales tengo
que agradecer el logro de tan importante objetivo y a los cuales
les debo tanto.

• A DIOS todo poderoso por iluminarme el camino y
  darme la fuerza para luchar y seguir adelante y por hacerme
  una persona de bien.

• A mis padres (Cecilio Jiménez y Ricarda
  Martínez), por darme el apoyo y la oportunidad de
  cumplir con esta meta, sin ustedes nada de esto seria
  posible, a ustedes gracias por haber creído en
  mí. Los amo.

• A mis hermanos (María, José, Tania y
  Mildree), con quienes he crecido y me han acompañado
  en este camino, gracias a ustedes por estar siempre conmigo y
  a mis sobrinos por su amor y cariño.

• A la UNEXPO, por formarme con los conocimientos
  académicos necesarios para ser un
  Profesional.

• A PDVSA-CVP (Oriente), por haberme brindado la gran
  oportunidad de mostrar mis conocimientos adquiridos durante
  estos años. Sobre todo al personal de la Gerencia de
  Planificación, con los cuales aprendí mucho a
  lo largo de estos meses (Nancy Noguera, José
  Bermúdez, Yunay Mendoza, Fernando López,
  Cristian Montilla) y (el personal de la línea
  programática de vialidad y transporte, Ornella
  Campos), a todos ustedes nunca los olvidare.

• A mi tutor Industrial Ingeniero Adrian Bravo,
  gracias por la paciencia, el tiempo y el apoyo, por
  proporcionarme los conocimientos necesarios de una manera
  espontánea, en colaboración con el trabajo que
  se me asigno. A ti mil gracias. Gracias por hacer de mi
  estadía en la empresa una de las experiencias
  más hermosas de mi vida. Nunca te olvidare.

• A mi tía Rosa Cristina Martínez por
  creer en mi y ayudarme en esta etapa tan importante de mis
  estudios.

• Finalmente a todos mis amigos quienes me brindaron
  su apoyo y compañía en los momentos que
  sentía caer y siempre estuvieron ahí
  apoyándome para seguir adelante y no
  desmayar.

MILAGROS JIMÉNEZ

Dedicatoria

A Dios, por estar a mi lado durante todo
este tiempo iluminándome el camino y dándome
sabiduría.

A mis padres, Cecilio Jiménez y
Ricarda Martínez a ustedes con todo mi Amor y
Cariño.

MILAGROS JIMÉNEZ

Autora:

Jiménez Martínez, Milagros
Cecilia

Enviado por:

Iván José Turmero
Astros

Puerto Ordaz, Febrero del 2011

Práctica Profesional

Universidad Nacional Experimental
Politécnica

"Antonio José de Sucre".
Vicerrectorado Puerto Ordaz.

Departamento de Ingeniería
Industrial.

Tutor Académico: Ing. Scandra
Mora

Tutor Industrial: Ing. Adrian
Bravo